COMPLIANCE UNDKRAUSS

GRUNDSATZERKLÄRUNG & RICHTLINIEN
COMPLIANCE UNDKRAUSS AG
Stand: Mai 2025

1. Vorwort

Der Begriff Compliance steht für die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, regulatorischen Standards und Einhaltung weiterer, wesentlicher und in der Regel des Unternehmens selbst gesetzter ethischer Standards und Richtlinien. UNDKRAUSS und die verbundenen Unternehmen bekennen sich ausdrücklich zu Compliance Grundsätzen und gehen proaktiv gegen Korruption und unerlaubte Absprachen vor. Jeder Mitarbeiter ist gehalten, etwaige Vorfälle in diesem Zusammenhang offen und transparent zu melden. Wir verpflichten uns ausnahmslos zur Einhaltung aller nationalen und internationalen Gesetze sowie behördlicher Vorgaben, die für unsere Geschäftstätigkeit relevant sind. Dazu zählen insbesondere:

• das Bau- und Vergaberecht,
• das Arbeitsrecht,
• das Umweltrecht,
• die Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung,
• das Wettbewerbs- und Kartellrecht,
• sowie steuerrechtliche Bestimmungen.

In Bezug auf Regelkonformität haben wir in der vorliegenden Grundsatzerklärung
zusammengefasst, dass Kunden, Mitarbeitern und Behörden jederzeit zugänglich sind.

Unsere Unternehmen vergrößern sich stetig, deshalb möchten wir Ihnen eine
Orientierungshilfe geben, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Es ist uns ein großes Anliegen, dass Sie die Compliance Grundsätze bei Ihrer täglichen Arbeit beachten und auch persönlich als wertvolles Hilfsmittel für Ihr eigenes Verhalten sehen. Die hier festgelegten Regeln geben Prozessen eine klare Struktur und zeichnen die Leitlinien für rechtlich und ethisch korrektes Handeln vor.

Die in den folgenden aufgeführten Richtlinien gelten als Rahmenbedingung der Zusammenarbeit mit unseren Auftraggebern, Nachunternehmern, Bauunternehmen, Architekten und Ingenieuren sowie allen anderen Unternehmen, die im einmaligen, mehrmaligen oder regelmäßigen Geschäftskontakt mit UNDKRAUSS stehen. Die Compliance Grundsätze gelten für alle Mitarbeiter bei UNDKRAUSS. Führungskräfte haben eine besondere Vorbildfunktion und sollen Compliance-konformes Handeln vorleben und die Mitarbeiter bei der Umsetzung unterstützen. Sie sind auch verantwortlich, die Einhaltung der Compliance Grundsätze kontinuierlich zu prüfen. Unser Handeln repräsentiert
nicht nur uns persönlich, sondern auch das Ansehen und Integrität unseres Unternehmens.

2. Die Grundwerte von UNDKRAUSS

2.1 Unsere Werte

WERTE UNDKRAUSS
Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung von Grundwerten, die widerspiegeln, was
UNDKRAUSS wichtig ist. Die Einhaltung dieser Werte ist das Fundament unserer gesamten geschäftlichen Tätigkeit. Sie werden von Alltagstrends oder veränderten Marktbedingungen ebenso wenig beeinflusst wie von zeitlichen oder situationsbedingten Faktoren, damit sind sie die Eckpfeiler unserer Unternehmenskultur.

1. Mut, Risikobereitschaft, relativiert durch Sicherheitsstreben

• Wir erkennen die Marktbedürfnisse, bevor es der Wettbewerb tut
  Wir entwickeln neue Produkte und Prozesse
• Wir komplettieren die Bau- mit Dienstleistungen rund um die Immobilie
• Wir gehen Wege, die andere noch nicht gegangen sind
• Wir belohnen mutiges Handeln und fördern die Risikobereitschaft
• Wir erwarten das Erkennen von Grenzen des eigenen Handelns
• Wir sind offen für neue Ideen

2. Fairness, Respekt, relativiert durch Erfolgsorientierung

• Wir schätzen den Geschäftspartner und die dahinterstehenden Menschen
• Wir erkennen die Interessen des Kunden an
• Wir halten uns an Absprachen und Spielregeln
• Wir begegnen uns auf Augenhöhe, auch in angespannten Situationen
• Wir gehen bewusst mit der eigenen Rolle / Funktion um
• Wir bewegen uns in flachen, durchlässigen und anpassbaren Hierarchien

3. Vertrauen, Verlässlichkeit, Verantwortungsbereitschaft, relativiert durch Kontrolle, Korrektur durch Führung

• Wir schaffen den Mehrwert, den der Kunde zu Recht von uns erwartet
  Wir kommunizieren Probleme und suchen Lösungen
• Wir geben und erwarten einen Vertrauensvorschuss
• Wir trennen uns, wenn auf Dauer kein Vertrauen entsteht
• Wir übernehmen die Aufgaben pflichtbewusst und verantwortlich
• Wir sind uns unserer Verantwortung bewusst
• Wir erwarten Mehrwert und vergüten das adäquat

4. Lebensfreude, Zufriedenheit, Stärkenorientierung, relativiert durch Ernsthaftigkeit

• Wir legen Gelassenheit und Zuversicht an den Tag
• Wir gleichen die Schwächen unseres Geschäftspartners aus
• Wir sind für ein positives Klima selbst verantwortlich
• Wir lieben, was wir tun, und zeigen das auch offen
• Wir fördern jeden nach seinen Möglichkeiten und seinen Stärken
• Wir loben

5. Verbundenheit mit Partnern, Partnerschaftlichkeit, relativiert durch Abgrenzung

• Wir pflegen die zwischenmenschlichen Beziehungen
• Wir erkennen und berücksichtigen die Interessenlage des Gegenübers
• Wir formulieren gemeinsame Ziele und erreichen diese gemeinsam
• Wir haben den Mut, "ja" oder "nein" zu sagen

6. Klarheit, Offenheit, relativiert durch Vertraulichkeit

• Wir vertreten unsere Interessen verständlich und freundlich, aber bestimmt
• Wir sprechen Probleme offen an und bieten Lösungen
• Wir schweigen, wo es angebracht ist

2.2 Unsere ethnischen Grundwerte
Bei den UNDKRAUSS Compliance Grundsätzen geht es um die Verwirklichung unserer Grundwerte, vor allem durch die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen und der internen Richtlinien des Unternehmens durch seine Mitarbeiter. So können im Zuge einer vorbeugenden Risikominimierung Schäden von dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern und Kunden sowie Dritten ferngehalten werden.

UNDKRAUSS Compliance Grundsätze beinhaltet folgendes:

• Ehrlichkeit und die Beachtung ethischer Grundsätze als Kernelement der
  Geschäftstätigkeit
• Einhaltung der anzuwendenden Gesetze und Vorschriften
• effektiver Umgang mit den Ressourcen und Risiken des Unternehmens
• Verantwortlichkeit jedes Einzelnen für sein Handeln
• Die Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Rahmenbedingungen und unserer internen
  Regelwerke ist ein Selbstverständnis unserer Unternehmensführung und Geschäftsprozesse.

Hierdurch wird das Integritätsverhalten bei UNDKRAUSS gewahrt. Ungesetzliche und unethische Verhaltensweisen können für die UNDKRAUSS schwerwiegende Konsequenzen haben, z.B. Schädigung des Rufs, Beendigung geschäftlicher
Beziehungen oder Stornierung von Verträgen. Für die Mitarbeiter können falsche Verhaltensweisen ebenfalls zu schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen führen. Dies möchten wir vermeiden. Bitte beachten Sie, bei Verstößen schaden Sie nicht nur sich selbst, sondern auch dem Unternehmen. Bei Verdachtsmomenten eines nicht Compliance-konformen Verhaltens ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, den Verdacht zu melden und sich an die direkten Vorgesetzten hilfsweise an den Vorstand oder Aufsichtsrat zu wenden. Sie stehen zugleich für jegliche Fragen und Zweifel, ob ein beabsichtigtes Verhalten mit den Vorgaben unserer Compliance Richtlinien im Einklang steht, zur Verfügung. Eingehende Meldungen werden vertraulich behandelt. Mitarbeiter müssen aufgrund von Meldungen, die sie nach bestem Wissen und Gewissen übermitteln, keine Sanktionen oder sonstige Nachteile befürchten. Wissentlich falsche Anschuldigungen werden jedoch nicht geduldet und entsprechend den betrieblichen und gesetzlichen
Vorschriften sanktioniert.

Um die Meldung von möglichen Verstößen zu erleichtern, wurde im Rahmen der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes eine interne Meldestelle eingerichtet. Diese wird durch die unabhängige Anwaltsgesellschaft FinLegal GmbH betreut und ermöglicht es Beschäftigten, potenzielle Regelverstöße vertraulich und unabhängig zu melden. Die Meldestelle ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Compliance-Management-Systems und unterstützt die frühzeitige Erkennung und Verhinderung von Fehlverhalten – im Sinne eines präventiven und wertebasierten Ansatzes bei UNDKRAUSS.

Die UNDKRAUSS Compliance Grundsätzen soll von allen Mitarbeitern als Orientierungshilfe und Informationsquelle verstanden werden und dazu dienen, entsprechend unseren Grundwerten, alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Bestimmungen sowie die internen Richtlinien kennen zu lernen und einzuhalten. Dies wird erreicht durch:

• Aufstellen klarer, präziser schriftlicher Standards und Richtlinien und Veröffentlichung
  dieser auf der Unternehmenswebsite
• Vorlegen und Abzeichnung der Compliance Richtlinien durch Mitarbeiter bei
  Arbeitseintritt
• Vermittlung dieser Standards durch regelmäßige Unterrichtung
• Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und internen
  Richtlinien
• Regelmäßige Weiterentwicklung der Grundsätze

3. UNDKRAUSS Compliance Richtlinien

Wir einigen uns auf die Richtlinien, wie sich ein Mitarbeiter in bestimmten Situationen verhalten soll:

3.1 Korruption/ Vorteilsnahme
Bei korrupten Verhaltensweisen wird ein Vorteil als Gegenleistung für eine unlautere Bevorzugung im Geschäftsverkehr gewährt. Der Vorteil muss nicht zwingend in Geld oder Geschenken bestehen, sondern kann im Einzelfall auch immaterieller Natur, z.B. Beförderung im Rahmen eines Stellenwechsels etc., sein. Die häufigste Form der Korruption ist die unlautere Bevorzugung einer bestimmten Partei bei der Beschaffung von Dienstleitungen. Die Beteiligung an jeglicher Form korrupter Verhaltensweisen ist strikt untersagt.

3.2 Bestechung/ Geschenke
Unter Bestechung ist die Zuwendung von Geld oder anderen geldwerten Vorteilen mit dem Ziel zu verstehen, die Entscheidung oder das Verhalten einer anderen Partei zu beeinflussen. Geschäftliche Gefälligkeiten dürfen nicht angenommen werden, es sei denn geringwertige Geschenke, Bewirtungen und sonstige Einladungen, die im Geschäftsverkehr üblich sind. Dies gilt auch bezüglich Informationen und Daten von unseren Kunden, die im Zusammenhang der Projektrealisierung stehen. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich bitte an Ihre Vorgesetzten oder an die Personalabteilung.

3.3 Geschenke
Geschenke sind alle unentgeltlichen Zuwendungen, denen keine bestimmte Gegenleistung des Empfängers gegenübersteht. Geschenke an Geschäftspartner bis zu der steuerrechtlich anerkannten Gesamthöhe bis 35 EUR (netto) pro Jahr sind jederzeit bei gegebenem Anlass zugelassen. Die Entgegennahme von Geschenken zu Weihnachten, Geburtstagen sowie Jubiläumsanlässen ist bis zur steuerrechtlich anerkannten Gesamthöhe zulässig. Die Entgegennahme von Geschenken mit einem höheren Wert ist nur in begründeten Einzelfällen mit Zustimmung des Vorstands und der jeweiligen Niederlassungsleitung zulässig.

3.4 Teilnahme an Firmenveranstaltungen/ Firmenfeiern
Einladungen zu Feiern oder Veranstaltungen können vielfältigen Anlässen zugrunde liegen. Oftmals finden sie im Anschluss an Teamsitzungen statt oder sind Bestandteil von Kunden-Events. Einladungen dürfen in keinem Fall einen persönlichen Vorteil für den Gast bedeuten. Die Teilnahme an Feiern eines mit uns tätigen Unternehmens ist auf Einladung nur dann zulässig, wenn erkennbar ist, dass auch andere Geschäftspartner des Unternehmens zu der Veranstaltung eingeladen worden sind. Im Zweifelsfall ist die Zustimmung des Vorstands und der jeweiligen Niederlassungsleitung einzuholen.

3.5 Ganztägige Veranstaltungen
Die Teilnahme an ganz- oder gar mehrtägigen Veranstaltungen ist nur mit Zustimmung des Vorstands und der jeweiligen Niederlassungsleitung zulässig.

3.6 Einladungen zum Essen
Die Annahme von Einladungen in Restaurants ist ein Bestandteil des geschäftlichen Umgangs und ist grundsätzlich zulässig. Alle Mitarbeiter haben darauf zu achten, dass die Angemessenheit bezogen auf den fachlichen Anlass gewahrt bleibt. Bestehen hier Zweifel, ist dies mit dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu besprechen. Durch die Dokumentation und Bekanntgabe von zweifelhaften Vorgängen (z.B. unverhältnismäßig teurem Essen) wird Transparenz geschaffen.

3.7 Bauleistungen
Die Beauftragung jeglicher Bauleistungen zum Eigenbedarf an eines der bei unseren Bauvorhaben tätigen Unternehmen ist nur mit Zustimmung des Vorstands und der jeweiligen Niederlassungsleitung zulässig. Voraussetzung sind in jedem Fall transparente und marktübliche Preise. Sollte nach Zustimmung des Vorstands und Beauftragung der Bauleistung das jeweilige Unternehmen die erbrachte Leistung nicht in Rechnung stellen, ist unverzüglich den Vorstand zu informieren.

3.8 Einhaltung des Kartellverbots
Gemäß § 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sind Vereinbarungen zwischen Unternehmen, Beschlüsse von Unternehmensvereinbarungen und aufeinander abgestimmte Verhaltensweise, die eine Wettbewerbsbeschränkung bezwecken oder bewirken verboten („Kartellverbot“). Die UNDKRAUSS setzt auf wettbewerblich faires Verhalten. Der Austausch von wettbewerblich sensiblen Informationen wie Preise und sonstige Preis- und Vertragskonditionen, aber auch strategische Geschäftsplanungen des
Unternehmens mit Wettbewerbern unseres Unternehmens sowie Dritte ist untersagt.

3.9 Nichtdiskriminierung, Fairness und Chancengleichheit
Die UNDKRAUSS duldet keine Diskriminierung aufgrund von ethnischer oder nationaler Zugehörigkeit, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung, Hautfarbe, politischer Einstellung, sozialer Herkunft oder sonstiger gesetzlich geschützter Merkmale. Die Auswahl, Einstellung und Förderung unserer Mitarbeiter erfolgen aufgrund ihrer Qualifikation und Fähigkeiten. Sollten Mitarbeiter Verstöße gegen diese Prinzipien wie z.B. Benachteiligung, Belästigung und/oder Mobbing feststellen, sind diese ihren direkten Vorgesetzten oder hilfsweise den Vorstand bzw. den Aufsichtsrat zu melden. Bei UNDKRAUSS setzen wir uns für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein, z.B. durch flexible Arbeitszeitmodellen sowie Einrichtung eines „Family Office“.

3.10 Datenschutz
Mitarbeiter gehen mit sämtlichen personenbezogenen Daten sorgfältig um und halten alle Vorschriften zum Datenschutz ein. Die Mitarbeiter sind arbeitsvertraglich verpflichtet, neben der Geschäftsdaten der UNDKRAUSS auch personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln und zu schützen. Die datenschutzrechtlichen Pflichten der Mitarbeiter gehen über die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hinaus.

3.11 Bewahrung von Unternehmensgeheimnisse sowie Schützen des
Vermögens des Unternehmens
Daten und Information, die im Rahmen des betrieblichen Umgangs gewonnen werden, dürfen lediglich innerhalb des zugelassenen Rahmens verwendet werden. Eine Weitergabe der Information an Dritte ist erst nach sorgfältiger Prüfung und ggf. mit Zustimmung des Vorstands zulässig. Es ist ebenfalls zu prüfen, welche Informationen der Dritte benötigt, um seine Aufgaben nachzugehen.
Die UNDKRAUSS stellt Mitarbeiter Arbeitsmittel, Dienstfahrzeuge, Betriebsmittel, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung. Die Mitarbeiter sind für die anvertrauten Gegenstände verantwortlich. Diese dürfen nur ausschließlich für Unternehmenszwecke benutzt werden.

Die missbräuchliche Nutzung ist untersagt. Die materiellen sowie immateriellen Vermögenswerte des Unternehmens sind vor Diebstahl, Missbrauch, Beschädigung und Verschwendung zu schützen.